Definitieafspraken personeel universiteiten (WOPI) 2023

Beschrijving

De vereniging Universiteiten van Nederland (UNL) verzamelt gegevens over medewerkers in dienst van de Nederlandse universiteiten. Onder de noemer Personeelsgegevens ook wel benoemd als: WOPI (Wetenschappelijk Onderwijs Personeel Informatie) vraagt UNL in totaal vier gegevenssets op bij de universiteiten: Personeelsgegevens m.b.t. aanstelling van de medewerker (WOPI), Hoogleraren niet in WOPI, Promovendi en de opvraag (ziekte)Verzuimgegevens.

Doel van de gegevensbestanden WOPI, Hoogleraren niet in Dienst, Promovendi en Ziekteverzuim is om inzicht te verschaffen in de samenstelling van het personeelsbestand van de Nederlandse universiteiten ten behoeve van belangenbehartiging, beleidsontwikkeling, cao-onderhandelingen en informatievoorziening binnen de sector.

Omdat het gegevens betreft over personeel, vinden partijen het van groot belang dat transparant is welke data wordt verzameld en voor welk doel. Met deponering van de definitieafspraken, inclusief bijbehorende documentatie, is voor iedereen inzichtelijk om welke gegevens het gaat.

De data wordt jaarlijks door de UNL bij de 14 universiteiten opgevraagd volgens een vastgesteld format en definitieafspraken. Peildatum van deze data is 31 december van het betreffende jaar. Het betreft al het personeel dat voor een omschreven en vastgelegde werktijd voor bepaalde of onbepaalde tijd een aanstelling heeft bij c.q. een arbeidsovereenkomst heeft met de betreffende universiteit.

De WOPI-werkgroep komt twee keer per jaar bijeen – in april en oktober.

Samenhang

Voor de kengetallen universitair personeel wordt een vaste set definities gebruikt ten aanzien van personeelsbestand en de informatie-elementen leeftijd, geslacht, HOOP-gebied, aard dienstverband, functiecategorie, omvang aanstelling en salarisschaal.

In de definities wordt zoveel mogelijk aangesloten bij gangbare standaarden en classificaties zoals CROHO, Universitair Functie Ordeningsysteem (UFO) en ISCED. Voor de classificaties wordt waar mogelijk gebruik gemaakt van ‘hoger gelegen’ afspraken. Bij voorkeur internationale afspraken, indien nodig nationale afspraken en alleen als die niet voldoen aanvullende afspraken die in deze werkgroep worden gemaakt.

Meerwaarde

De bij de UNL aangesloten universiteiten delen al vele jaren over en weer informatie met de UNL met betrekking tot de samenstelling van hun medewerkers. Het bestand is in de loop der jaren uitgebreid naar aanleiding van behoeften van universiteiten en ministerie.

Redenen om een dergelijk bestand op te bouwen zijn onder andere de maatschappelijke verantwoordelijkheid voor transparantie van de universitaire sector, het kunnen monitoren van afspraken die gemaakt zijn in de cao, het leveren van data aan CBS die op grond van internationale verplichtingen moeten rapporteren en het voldoen aan informatieverzoeken aan OCW. Tot 2008 waren de afspraken over levering van data aan de minister geformaliseerd en vastgelegd in het controleprotocol: instellingen leverden op grond van die bestuurlijke afspraak data aan de UNL voor een sectorrapportage. Deze is vervangen door een sectordashboard/ overzicht, op grond van het sectorakkoord WO dat is afgesloten met de minister van OCW.

Gebruik

De primaire doelgroepen voor het gebruik van de kengetallen personeel zijn de universiteiten, de UNL en de minister van Onderwijs. De definities die daar aan ten grondslag liggen, zijn ook bruikbaar voor de ontwikkelaars van HR-rapportages binnen de universiteiten.

Implementatie

Het bureau van de UNL verzamelt en bewerkt de gegevens van de individuele universiteiten en beheert de data. De UNL is secretaris van de werkgroep WOPI die minimaal één keer per jaar bij elkaar komt. Via een UNL werkgroep WOPI worden de afspraken rond gegevenslevering jaarlijks bevestigd. De UNL stuurt een formeel verzoek aan het CvB van de universiteiten om de gegevens conform de vastgestelde definities aan te leveren.

Omdat het aanpassen van de levering van gegevens uit 14 verschillende salarisadministratiesystemen een complexe operatie is, worden aanpassingen in de opvraag zorgvuldig voorbereid. Ook om die reden is transparantie in de gehanteerde definities van belang.

Ontwikkelingen

Binnen Edustandaard wordt periodiek (minimaal eenmaal per jaar) de opzet en de werking van de voorschriften besproken met alle relevante stakeholders die vertegenwoordigd zijn in de Standaardisatieraad. Hiertoe wordt input verzameld vanuit de UNL-werkgroep WOPI.

De jaarlijkse bijeenkomst vindt plaats in oktober en staat open voor de deelnemende universiteiten. Bent u belanghebbende, expert of onderzoeker en wilt u meepraten over de definities? Dan nodigen we u graag uit om contact met ons op te nemen. Contactpersonen UNL: Petra Pieck en Reinout van Brakel.